Posting Dates: 06/29/2020 - 07/19/2020 Job Family: Administrative Department: Meetinghouse Facilities Department
PURPOSES
Cada instalación de la Iglesia que se construya y / o mantenga debe:
Proporcionar un entorno espiritual para que los miembros rindan culto, y presentar una imagen de reverencia y dignidad en la comunidad.
Esta posición asiste al Gerente de Instalaciones para garantizar el mantenimiento oportuno de las instalaciones utilizando procesos establecidos y estándares de mantenimiento, reparación y reemplazo.
Brindar apoyo administrativo a un grupo de trabajo de Gestión de Instalaciones.
Brinda apoyo administrativo para instalaciones que requieren mantenimiento con estándares más altos, proporcionando servicios de valor agregado a líderes del sacerdocio como Presidencias de Área y Presidentes de Templo, capacitación de otros Asistentes Administrativos y administración de múltiples planes anuales.
RESPONSIBILITIES
45% Prepara solicitudes de compra, recibe facturas y las compara con las órdenes de compra, asegura la precisión y la integridad; cumplimiento de los controles; supervisa los artículos facturados para garantizar que se aprueben siguiendo los procesos establecidos; prepara cargas de pago; prepara informes financieros, revisa los extractos de tarjetas de compra; realiza un seguimiento de todos los materiales y servicios para verificar que se hayan recibido o realizado; mantiene un archivo de seguimiento de pedidos pendientes; mantiene archivos de finanzas y recursos humanos; satisface la información y los requisitos de impuestos federales; bajo la dirección de FM, se comunica con frecuencia con vendedores y contratistas. Ayuda con el establecimiento de vendedores. Puede preparar contratos y verificar la documentación del seguro.
30% Mantiene bases de datos informáticas: CNA, órdenes de compra, órdenes de trabajo, horarios de mantenimiento preventivo, registros de empleados e instalaciones.
15% Realiza tareas administrativas como escribir correspondencia e informes; toma actas en las reuniones si se solicita, ingresa datos de la computadora; mantiene archivos; contesta teléfonos; maneja el correo entrante y saliente; crea órdenes de trabajo; procesa solicitudes de compra y pedidos; asiste a las reuniones de capacitación requeridas.
10% Compila, produce y carga o envía varios informes a la sede o líderes de estaca. Maneja las operaciones de la oficina, incluyendo: función del equipo, suministros, archivo administrativo, mensajes telefónicos, etc.
QUALIFICATIONS
Requeridos:
Ser miembro de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los últimos Días.
Poseer una recomendación vigente para el templo.
Secundario completo o estudiante terciario/universitario.
Se requiere un mínimo de cuatro años de experiencia administrativa diversa o equivalente que demuestre las siguientes habilidades:
habilidades y experiencia en informática, incluidas Windows, aplicaciones de Microsoft y aptitud para aprender otras aplicaciones de software según sea necesario.
Habilidades de comunicación, incluida la etiqueta telefónica profesional y escribir cartas comerciales efectivas.
Habilidades básicas de contabilidad empresarial, incluida la comprensión de documentos (facturas, órdenes de compra, extractos, contratos); comprensión de la importancia de las aplicaciones de código de cuenta.
Habilidades organizativas que incluyen: archivo, programación, gestión del tiempo y priorización. Capacidad para comunicarse de manera efectiva y cortés con todas las personas, incluidos los gerentes, líderes del sacerdocio. compañeros de trabajo y vendedores.
Preferibles:
Titulo de grado en carreras de ciencias económicas
Manejo del idioma Ingles
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Nota: todas las posiciones están sujetas a cierre sin previo aviso.
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