Posting Dates: 12/20/2018 - 01/05/2019 Job Family: Administrative Department: Meetinghouse Facilities Department
PURPOSES
El ocupante de esta posición asiste al grupo Administrador de Propiedades en una región o área, llevando adelante las tareas administrativas que se detallan a continuación:
RESPONSIBILITIES
Prepara las solicitudes de compra, recibe las facturas y las compara con las órdenes de compra, asegura la precisión y la integridad; cumplimiento de los controles; supervisa los artículos facturados para garantizar que se aprueben siguiendo los procesos establecidos; prepara las cargas de pago; prepara informes financieros, revisa los estados de cuenta de las tarjetas de compras; realiza un seguimiento de todos los materiales y servicios para ver si se han recibido o realizado; mantiene un archivo de seguimiento sobre pedidos pendientes; mantiene archivos de Finanzas y Recursos Humanos; satisface la información y los requisitos Fiscales Federales; bajo la dirección del AP, se comunica frecuentemente con proveedores y contratistas. Ayuda con el establecimiento de proveedores. Puede preparar Contratos y verificar documentación de Cobertura de Seguros.
Mantiene bases de datos informáticas: CNA, Órdenes de compra, Órdenes de trabajo, cronogramas de Mantenimiento Preventivo, registros del Empleado y Edificios.
Realiza tareas de oficina / secretaría, como confeccionar correspondencia e informes; lleva minutas en las reuniones si se le solicita, ingresa datos en la computadora; mantiene archivos; contesta llamadas telefónicas; maneja el correo entrante y saliente; crea órdenes de trabajo; procesa órdenes de compra y pedidos; asiste a las reuniones de capacitación requeridas.
Compila, produce, carga o envía informes a Gerencia o Líderes Eclesiásticos. Gestiona las operaciones de la oficina, que incluyen: funcionamiento de equipos, suministros, clasificación de la administración, mensajes telefónicos, etc.
QUALIFICATIONS
Requisitos
Mínimos:
Secundario completo y 2 años de Educación Superior. 5 o más años de experiencia administrativa diversa, que demuestre las siguientes habilidades: habilidades y conocimientos en informática que incluya Windows, aplicaciones de Microsoft y capacidad para aprender otras aplicaciones de software según sea necesario.
Habilidades de comunicación, que incluya profesionalismo en el lenguaje utilizado tanto en llamadas telefónicas como en la redacción de cartas. Habilidades de tipeo.
Habilidades organizativas que incluyen: presentación, programación, administración del tiempo y priorización. Capacidad para comunicarse efectiva y cortésmente con todas las personas, incluidos Líderes del Sacerdocio, compañeros de trabajo y Proveedores.
Preferentes:
Habilidades básicas de contabilidad comercial que incluyen: lectura y comprensión de documentación (facturas, órdenes de compra, reportes, contratos); comprensión de la importancia de las aplicaciones de códigos de cuenta.
POSTING NOTICE/MORE INFO.
Nota: todas las posiciones están sujetas a cierre sin previo aviso.
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