Secretario Comercial

Deswcripción : Importante empresa precisa incorporar a un/a Secretario/a de Dirección para diferentes Departamentos dentro del Negocio.

Funciones :

Su misión principal será asistir las necesidades de los Directivos de los diferentes Departamentos.

Agenda Directores

Cerrar y convocar reuniones en coordinación con los Directivos y las distintas unidades del negocio, priorizando en función de la urgencia e importancia de los temas a tratar.

Organización viajes Directores

Realizar las peticiones de vuelos y hoteles a través de la herramienta

Asegurar opciones más económicas previa aprobación del viaje

Gastos Directores

Organización reuniones internas y externas (clientes, proveedores, etc).

Reserva y preparación de salas

Conferencias internacionales

Caterings

Contactar con el proveedor y coordinar la entrega y recepción

Gestionar la recepción y el envío de la factura para el pago de los servicios

Chequear la sala tras reunión, recoger y reponer material necesario

Pedidos material de oficina para los distintos departamentos

Atención telefónica:

Filtrar llamadas dirigidas a los Directivos

Atender y tomar nota de las llamadas dirigidas a los departamentos e informar de las mismas a quien corresponda

Atención a visitas tanto internas como externas:

Recepción y despedida

Atenderles mientras dure la visita.

Formato y traducción de presentaciones

Gestión documental y archivo