Nos encontramos en la búsqueda de un Asistente Ejecutivo/a para una Importante Empresa de Entretenimiento. Será la persona encargada de llevar adelante la agenda de los Ejecutivos de Marketing & Tecnología de Internacional, así como gestiones y tareas diarias relacionadas con necesidades de su día a día, con el objetivo de agilizar sus labores y demandas en todos los niveles. Al mismo tiempo será quien se encargue de garantizar el funcionamiento de la oficina internacional.
Deberá trabajar de la mano con los equipos en todos los países, proporcionando soporte en tareas de gestión y atención interna; así como en otras áreas de coordinación, organización, planificación, integración de información y otras actividades relacionadas a las funciones del puesto requeridas por sus superiores directos. Principales desafíos del rol: Atención y seguimiento para llamadas /reuniones con el equipo con otros departamentos y/o con otros socios de negocio. Trabajar muy de cerca con el equipo para garantizar que las iniciativas y proyectos se estén cumpliendo en tiempo y forma, y caso contrario elevar los temas. Proporcionar apoyo en actividades del equipo que incluyen planificar y organizar eventos y reuniones diarias. Generación de reportes que puede requerir recopilación de datos, investigación, evaluación de información y creación de informes. Mantener el calendario del equipo de Marketing Internacional y garantizar que las juntas y los proyectos estén bien coordinados y comunicados dentro del área y con otros equipos y países. En logística y coordinación para reuniones, llevar la planificación y organización de toda la información requerida (carpetas, presentación digital, material de apoyo, entre otros). Toma de minutas en reuniones importantes para dar seguimiento a la agenda y asegurar alineación dentro del equipo. Enviar recordatorios para asegurar entrega en tiempos establecidos. Comunicación constante con todos los integrantes del equipo, así como redacción de documentos o atención de llamadas telefónicas en español e inglés. Coordinación de eventos, juntas, viajes y reuniones en contacto con Asistentes Ejecutivas del Presidente de internacional y GMs de otros mercados. Coordinación general y dirección de todas las necesidades de la oficina de internacional. Flexibilidad y apertura para sumar tareas de Marketing y Comunicación, redes sociales y/u otras en tiempos ociosos.
Actividades asociadas a la gestión de la oficina: Revisión de facturas de servicios (luz, expensas entre otros), solicitud de pago y posterior seguimiento. Gestión de insumos de cocina/librería/supermercado entre otros, realizando compras periódicas para asegurar disponibilidad de los mismos. Comunicación con administración del consorcio como también con el dueño de la oficina por temas ocasionales. Gestión de proveedores como ser Limpieza e Impresora. Actuar como principal punto de contacto para todo el equipo por cualquier tema de gestión de las instalaciones. Coordinación de tareas del servicio de limpieza de la oficina.
Valoramos: Excelentes habilidades de organización y priorización de tareas, en un ambiente de trabajo rápido y ágil. Capacidad para resolver tareas diarias y organizar y dar seguimiento a proyectos estratégicos. Habilidad para resolver problemas. Buscamos una persona que disfrute de desafíos y que obtenga satisfacción de resolver las cosas, hacer las cosas bien. Excelentes habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales; para interactuar con todos los niveles de la empresa de manera clara y diplomática, cuando sea necesario. Personalidad creativa para identificar oportunidades en las dinámicas del equipo y plantear soluciones para resolver tareas más monótonas. Espíritu colaborativo y orientación al equipo. Dominio de PowerPoint, Word y Excel. Experiencia apoyando o facilitando múltiples proyectos es un plus. Se requiere idioma inglés avanzado (se valora el portugués como un plus, o bien el interés por capacitarse). 10 años en posiciones similares. Se valoran estudios previos de Marketing, Comunicación Social, Publicidad, Administración de Empresas.
