Asistente Administrativo

Jefe directo: Administrador de la Agencia Supervisión a ejercer: No cuenta con personal a su cargo

Formación académica: Diplomado o Bachiller en Administración de Empresas Años de experiencia: 1-2 años Idiomas: Inglés: Intermedio. Deseable Objetivos del puesto: Asistir al Administrador de la Agencia o Sucursal a realizar las labores cotidianas.

Conocimientos o competencias obligatorias: Conocimiento en la legislación laboral del país. Debe de conocer técnicas efectivas para el manejo de personal. Debe de ser una persona estrictamente ordenada para llevar la agenda de su jefe directo. Es indispensable que maneje en un 80% las herramientas tecnológicas como son las hojas de cálculo, las hojas de trabajo y de presentación, al igual que el correo electrónico e internet. Debe ser una persona que trabaje en equipo. Habilidades deseables: Debe ser una persona proactiva y con el suficiente liderazgo para afrontar situaciones inusuales dentro del trabajo.

Funciones principales del puesto (responsabilidades primordiales del puesto): 1) Realizar la revisión previa antes de iniciar labores. 2) Revisar la agenda diaria de su jefe inmediato, e informar de las actividades del día. 3) Digitar la facturación de proveedores o el ingreso de suministros o materia prima a la sucursal. 4) Archivar la documentación de forma diaria para concretar el orden dentro de la sucursal. 5) Coordinar con las personas involucradas la recolección de la información y documentos necesarios para la elaboración de los reportes que realiza el Administrador de la Sucursal. 6) Elaborar los comunicados internos para el departamento o sucursal. De igual manera, elaborar los comunicados de cambios a los clientes o proveedores. 7) Asistir al jefe directo en la preparación de reuniones o actividades para el desarrollo de la buena y asertiva comunicación entre el grupo de trabajo. Efectuar la coordinación de dichas actividades. 8) Asistir con la información a su jefe directo para que los reportes de la sucursal se emitan sin ningún problema. 9) Asistir a su jefe directo en momentos en que la operación cuente con alguna baja en el personal. 10) Revisar que la documentación esté en orden y remitirla a los departamentos correspondientes. Funciones adicionales del puesto Asistir a reuniones con su jefe directo, al igual que encargarse de la operación de la sucursal en ausencia de su superior.