Secretaria

Jefe directo: Gerente o Jefe de Personal Supervisión a ejercer: No cuenta con personal a su cargo

Formación académica: Técnico en Secretariado

Años de experiencia: 2-4 años

Idiomas: N/A

Objetivos del puesto: Asistir y dar soporte al jefe directo en las funciones diarias. Mantener en orden el archivo de documentos.

Conocimientos o competencias obligatorias: Indispensable conocimiento de archivo, mecanografía y taquigrafía. Debe manejar muy bien la computadora y las herramientas tecnológicas (hojas de cálculo, hojas de trabajo y de presentaciones). Habilidades deseables: Deseable el conocimiento del Inglés.

Funciones principales del puesto (responsabilidades primordiales del puesto): 1) Llevar la organización diaria de la agenda personal de su jefe directo. 2) Elaborar los comunicados y memorándums que le soliciten y hacerlos llegar a quien corresponda. 3) Recibir las llamadas del jefe directo y tomar los mensajes cuando no se encuentre disponible. Posteriormente, pasar los mensajes al jefe directo. 4) Enviar faxes y la correspondencia externa de forma diaria. 5) Realizar las labores de archivo de documentos diariamente. 6) Elaborar el inventario de suministros necesarios para realizar sus funciones y las de su jefe directo. 7) Asistir a reuniones con su jefe directo con la función de tomar notas y apuntes. Transcribir la agenda y elaborar la minuta de la reunión. 8) Atender a las visitas del jefe directo o a las visitas de la empresa. 9) Destruir o salvaguardar la información confidencial que maneje su jefe directo. Funciones adicionales del puesto: Participar en reuniones informativas o capacitaciones de la empresa cuando se le requiera.